Одним з головних документів, який стосується можливості звернення до консульських установ України за кордоном є Консульський статут України, який затверджений Указом Президента України від 2 квітня 1994 року № 127/94. Так зокрема, у ст.33 даного Консульського статуту України зазначається, що консул приймає клопотання громадян України, які постійно проживають в його консульському окрузі, про внесення змін, виправлень і доповнень до записів актів громадянського стану, про відновлення втрачених записів, а також про зміни прізвища, імені та по батькові і надсилає їх на розгляд компетентним органам.
В той же час, питання звернення осіб, якщо місце реєстрації яких на тимчасово окупованій території України, має свої певні особливості.
Особливість № 1 Питання індентифікації особи в консульській установі України, якщо особа зареєстрована на тимчасово окупованій території України.
Ст.21 Консульського статуту України, передбачено, що консул зобов’язаний приймати як письмові, так і усні звернення юридичних осіб та громадян України. Консул приймає звернення іноземних юридичних осіб і громадян з питань, що стосуються виконання його функцій.
Однак, в даному випадку, виступає питання необхідності ідентифікації особи. Це певним чином кореспондується із ч.1 ст.8 Закону України “Про звернення громадян”, де зазначається, що письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
Особливість № 2 Питання відсутності відомостей про осіб з тимчасово окупованих територій України у Єдиному державному демографічному реєстрі.
Відповідно до ст.3 Консульського статуту України, консульські установи здійснюють свою діяльність відповідно до цього Статуту, законодавства України, міжнародних договорів України та міжнародних звичаїв.
П.2 ч.1 ст.2 Закону України “Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус” передбачено, що Міністерство закордонних справ України та закордонні дипломатичні установи України є уповноваженими суб’єктами згідно з цим Законом. Відповідно до ч.3 ст.2 цього ж Закону, уповноважені суб’єкти, передбачені частиною першою цієї статті, є розпорядниками відомчих інформаційних систем у межах, визначених цим Законом.
Під час звернення, консульство шляхом запитів та перевірки реєстрів встановлює особу. Таким чином, у випадку відсутності відомостей у Єдиному державному демографічному реєстрі чи в інших реєстрах про осіб, які зареєстровані на тимчасово окупованих територіях, дипломатична установа не документує таких громадян.
Особливість № 3 Питання встановлення належності до громадянства України для осіб, які зареєстровані на тимчасово окупованій території України.
Важливим в контексті звернення осіб з тимчасово окупованих територій України до консульських установ України за кордоном є питання належності до громадянства України, яке визначене ст.3 Закону України “Про громадянство України”.
В цьому разі, потрібно подавати заяву фізичної особи про встановлення факту, що має юридичне значення, а саме про встановлення факту належності до громадянства України. Щодо окупованих територій, то така практика не дуже розвинута.
В той же час, в одному із рішень судів, а саме в рішенні Жовтневого районного суду м. Маріуполя Донецької області від 14 квітня 2021 року у справі № 263/14035/20 було зазначено, що з матеріалів справи вбачається, що з метою ідентифікації заявника та підтвердження його належності до громадянства України Генеральним консульством України в Барселоні надіслані запити до Управління ДМС України в Донецькій області, але компетентні органи повідомили про відсутність відомостей щодо документування паспортом громадянина України, паспортом громадянина України для виїзду за кордон, реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання ОСОБА_1 , оскільки такі перебувають у м. Донецьк, яке на теперішній час окуповане. Враховуючи указані обставини та вищевикладені норми законодавства, необхідно дійти висновку, що заявник має право на встановлення відповідного факту, що має юридичне значення у порядку, визначеному частиною першою статті 10 Закону України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус», з представлених заявником документів (про народження, проживання, навчання) вбачається, що ОСОБА_1 дійсно проживав на території України станом на 24 серпня 1991 року та станом на 13 листопада 1991 року, але отримання ним паспорту громадянина України у м. Донецьк, який на теперішній час відноситься до непідконтрольної території, і державні органи України не мають доступу до архівних документів, є перешкодою для встановлення його належності до громадянства України та відповідно оформлення паспорта для виїзду за кордон, у зв`язку з чим суд дійшов висновку про наявність підстав для задоволення вимог заяви у повному обсязі. Детальніше з рішенням можна ознайомитися за наступним посиланням: https://reyestr.court.gov.ua/Review/96282915
Однак, в даному випадку, характерним є необхідність визначення підсудності, адже особа перебуває за кордоном і достеменно встановити місце її проживання неможливо.
Відповідно до ч.2 ст.316 Цивільного процесуального кодексу України, підсудність справ за заявою громадянина України, який проживає за її межами, про встановлення факту, що має юридичне значення, визначається за його клопотанням ухвалою судді Верховного Суду. Один із прикладів таких рішень: https://reyestr.court.gov.ua/Review/101179922
Особливість № 4 Варіант документування осіб, які зареєстровані на території України може полягати також через процедуру реадмісії
Як вбачається із п.22 ч.1 ст.1 Закону України “Про правовий статус іноземців та осіб без громадянства”, реадмісія — передача з території України або приймання на територію України іноземців та осіб без громадянства на підставах та в порядку, встановлених міжнародними договорами України.
Одним із таких договорів є Угода між Україною та Європейським Співтовариством про реадмісію осіб від 18.06.2007 р. У одному із пунктів Преамбули цього Договору зазначається, що бажаючи запровадити за допомогою цієї Угоди та на основі взаємності швидкі й ефективні процедури ідентифікації та безпечного й організованого повернення осіб, які не виконують умов, передбачених для в’їзду на територію України або однієї з держав – членів Європейського Союзу та перебування на ній, або припинили виконувати такі умови, а також полегшити транзитний проїзд таких осіб, керуючися духом співробітництва.
Тому, у випадку відсутності інформації про особу, може бути застосована процедура реадмісії.
Особливість № 5 Необхідність для захисту прав особи, яка проживає за кордоном і яка зареєстрована на тимчасово окупованій території України, укладення дистанційного договору про надання правничої допомоги з адвокатом на підставі рішення Ради адвокатів України № 56 “Про затвердження роз’яснення щодо отримання адвокатом від клієнта згоди на укладення договору про надання правової допомоги”.
Особа, яка має намір звернутися за консульськими послугами за кордоном і, яка зареєстрована на тимчасово окупованій території України, може звернутися до суду в Україні про встановлення факту належності до громадянства України.
Договір з адвокатом, який перебуває в Україні може бути укладено дистанційно через електронну пошту. Деталі укладення такого договору врегульовані рішенням Ради адвокатів України № 56 “Про затвердження роз’яснення щодо отримання адвокатом від клієнта згоди на укладення договору про надання правової допомоги”. Так зокрема, у даному роз’ясненні зазначається, що до договору про надання правової допомоги застосовуються загальні положення цивільного законодавства про договір, то форма надання такої згоди може бути наступною. Відповідно до статті 207 ЦК України правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони. Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв’язку. Використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів. Також, відповідно до приписів статті 639 ЦК України якщо сторони домовилися укласти договір за допомогою інформаційно-телекомунікаційних систем, він вважається укладеним у письмовій формі.